Bedrijfsvoering van een mondzorgpraktijk: alles draait om effectiviteit!

Kun je je voorstellen?

Mijn naam is Raymon Bots, ik ben 47 jaar en heb ruim twintig jaar ervaring in de accountancy. Tien jaar geleden heb ik samen met twee anderen InAccount opgericht. Ik merkte dat de markt een andere dienstverlening van zijn boekhouder/accountant verlangde dan het traditionele verwerken. Ik wilde het ‘Scrooge-imago’ doorbreken. Dit is goed gelukt door onder andere de dienstverlening tegen vaste tarieven aan te bieden. Hierdoor hebben we nu ruim 225 mkb-cliënten, operationeel in alle branches en van groot tot klein.

Van origine ben ik een bedrijfseconoom, maar ik heb ook de opleidingen voor controller en accountant (AA) voltooid. Ik voer echter geen enkele titel, aangezien ik daarin geen toegevoegde waarde zie voor mijn klanten. Belangrijker is dat je de juiste kennis hebt en kunt sparren met je klant op alle vlakken, zowel zakelijk als privé. Dit laatste vooral omdat het thuisfront een gedegen fundament moet zijn om succesvol te kunnen ondernemen.

Je hoort wel zeggen dat mondzorgpraktijken met veel veranderingen te maken krijgen. Waar lopen ze tegenaan?

Vaak wordt vergeten dat het runnen van een mondzorgpraktijk gewoon te vergelijken is met elke andere onderneming. Mondzorgpraktijken hebben dus ook allemaal te maken met allerlei externe invloeden. Sommige wetswijzigingen bijvoorbeeld hebben grote gevolgen voor een praktijk. Invoering van de AVG is zo’n wijziging die best veel invloed heeft gehad, omdat verzekeringen gekoppeld zijn aan burgerservicenummers.

Wat wel specifiek is voor de mondzorg, is dat de regulering van de tarieven de laatste jaren steeds is veranderd: van vaste prijzen naar vrije prijzen, dan weer naar vaste prijzen enzovoort. Verder kan ik niet echt iets herkennen, wat specifiek is voor de branche.

Er zijn tandartsen die aangeven dat ze steeds meer tijd kwijt zijn aan het managen van de praktijk. Doen zij iets fout of brengt de huidige tijd dat gewoon met zich mee?

Het klopt dat ze meer tijd nodig hebben voor het managen. In principe doen ze helemaal niets fout. De markt verandert in het algemeen steeds sneller. Gebruik van social media zorgt er bijvoorbeeld voor dat je bijna alles direct hoort, terwijl daar vroeger veel langer over werd gedaan. De beeldvorming van patiënten is dus ook anders dan bijvoorbeeld tien jaar geleden.

Voor de crisis was het mogelijk om menig onderneming te sturen op basis van efficiency (kosten/baten). Ik heb echter altijd aangegeven dat het gaat om effectiviteit. Efficiency is namelijk hiervan een onderdeel.

Kun je dit toelichten?

Bedrijfseconomisch kun je de effectiviteit van een onderneming meten aan de hand van vier pijlers, namelijk:

• flexibiliteit: de mogelijkheid om je organisatie aan te passen aan veranderende marktomstandigheden;
• efficiency: de kosten-batenanalyse;
• satisfactie: het ‘goed in je vel zitten’, de balans dus tussen privé en zakelijk;
• externe behoeftevoorziening: klantgerichtheid in de ruimste zin van het woord.

Het begrip effectiviteit is dus heel breed. De opleiding van specialisten, medisch of anderszins, is niet gericht op al deze facetten. Zeker in de crisisjaren en daarna is het beheersen van al deze pijlers echter essentieel geworden. Dit vergt wel een investering van tandartsen om het ‘nieuwe ondernemen’ te leren. Praktijkhouders die dit al hebben opgepakt, gaan nu langzaamaan ook de vruchten ervan plukken.

Hoe moeten mondzorgpraktijken dit dan toepassen?

Het belangrijkste is dat je tegenwoordig niet meer kan sturen op alleen kosten. Je moet alle verschillende pijlers in de gaten houden om een succesvolle onderneming te runnen. In de crisisjaren zag je dat veel ondernemers aan de noodrem gingen trekken voor hun uitgaven. Ik heb altijd gezegd dat niet te doen. Wel het gas loslaten en beetje bijremmen, maar gewoon blijven investeren. Natuurlijk alleen als het financieel gezien mogelijk was, soms trok een bank aan de noodrem. Bedrijven die dit hebben gedaan, profiteren nu het meest van de economische groei. Bedrijven die dit (wel of niet bewust) hebben nagelaten, hebben het vaak nu nog steeds moeilijk. Ze zijn van de trein gestapt en moeten nu alles inhalen. Aangezien de ontwikkelingen zich sinds 2015 zeer snel opvolgen, is dat een hele zware opgave.

Gaan mondzorgpraktijken steeds bedrijfsmatiger werken?

Ze moeten wel, of ze willen of niet. Je merkt wel in welke levensfase een praktijkhouder zit. Iemand die zijn pensioen in het vizier heeft, kijkt anders naar alles dan iemand die net komt kijken met een nieuwe praktijk.

Je merkt ook de invloed van franchise-concepten. Hierdoor krijg je automatisch een ‘splitsing’ in de markt. Franchise past niet bij iedereen, maar is wel interessant voor dat deel van de markt die het bedrijfsmatige onderdeel wil ‘uitbesteden’. Het andere deel van de markt gaat meer zelfstandig aan het werk met de eerder genoemde effectiviteitspunten.

Hoe kan je als mondzorgpraktijk je kosten beheersen en je winst vergroten?

Je moet dus niet alleen naar de kosten kijken! Ik praat dan ook niet over winst, maar over rendement. Op internet kan je meer dan 25 definities terugvinden over het begrip rendement. Natuurlijk heb je het financieel rendement. Om deze te beheersen dien je een langetermijnvisie te ontwikkelen en goede managementinformatiesystemen in te voeren. Dit zorgt er voor dat je de combinatie met de andere pijlers van effectiviteit goed kan doorvoeren. Er bestaan namelijk heel veel verbanden tussen alle onderdelen. Bijvoorbeeld dat als het hele team goed in zijn vel zit (dus de pijler satisfactie), er meer betrokkenheid is. Er zullen minder fouten gemaakt worden, wat kostenverlagend werkt. Met een flexibele instelling binnen het team kan de hele onderneming gemakkelijker aanpassingen doorvoeren tegen lagere kosten, wat weer meer winst oplevert. En door samenwerkingen te creëren op verschillende vlakken, kunnen sommige kosten gedeeld worden.

Dit zijn slechts een aantal verbanden. Je moet wel altijd in je achterhoofd houden dat sommige aanpassingen moeilijker zijn door te voeren door externe factoren zoals de krapte op de arbeidsmarkt of verplichtingen van overheidswege.

Heb je nog tips voor mondzorgpraktijken?

Als een praktijkhouder zich wil gaan herstructureren, dan is de eerste stap een zogenaamde nulmeting maken. Kijk dus waar je nu staat: financieel, operationeel, privé, echt alles. Daarna moet ook een langetermijnvisie worden bepaald: wel of niet groeien/uitbreiden, investeren, ‘klaarmaken’ voor overdracht aan familie of derden, enzovoort.

Er volgt dan een actieplan met welke stappen er wanneer genomen moeten worden om het doel te bereiken. Tussentijdse evaluatie dient er voor te zorgen dat men niet blind een kant op gaat. Zoals aangegeven verandert de externe markt erg snel en deze veranderingen vergen soms enige bijsturing.

Interview door Yvette in ’t Velt met Raymon Bots, mede-eigenaar van InAccount voor belastingzaken, administratie en advisering.